Das beste aus beiden Welten
WeClapp ERP ist tief in interne Tools und Prozesse integriert. Die weclapp CRM Funktionalitäten für Sales und Service reichen allerdings nicht aus:
Die erste große Aufgabe des Projekts ist es, die internen Prozesse des Kunden zu verstehen.
Das Mittel der Wahl ist hierfür ein gemeinsamer Workshop zu Import und Integrationen. Hinzu kommen eigene Workshops für Sales und weitere Teams. Daraus leiten sich Fragen und Antworten zu folgenden Themen ab:
Aus dem Workshop können wir einen genauen Projekt-Plan erstellen, in dem am Ende alle Fäden zusammenlaufen:
1. Erstellung eines Mapping-Dokuments
Dieses beinhaltet alle Eigenschaften und Objekte, welche aus dem alten CRM übernommen werden und in welche Form sie in HubSpot importiert werden. Auch gewünschte Datenmanipulationen werden in diesem Dokument festgehalten. Dadurch wird ein klarer und transparenter Arbeitsauftrag geschaffen.
2. Vorbereitung der Skripte
Unsere Skripte nutzen entweder CSV-Exporte oder API-Schnittstellen. Durch Skripte haben wir die Möglichkeit, den Export optimal vorzubereiten, so dass wir vor dem finalen Onboarding Tag diese lediglich ausführen müssen.
3. Der Testimport
Um sicher zugehen, dass beim Import der Daten nach HubSpot auch alles wie gewünscht ineinandergreift, wird zuvor ein Testimport in eine HubSpot Testumgebung vorgenommen. Dadurch können sich alle Projekt-Teilnehmer die importierten Daten detailliert in HubSpot anschauen und prüfen.
4. Finaler Import
Im letzten Schritt wird am Vorabend des Onboardings – dem offiziellen Start des Teams in HubSpot – der finale Import vorgenommen. Durch die zeitliche Nähe werden die aktuellsten Daten aus weclapp übernommen. Das steigert die Akzeptanz von HubSpot im Team.
Ziel der Integration ist es, HubSpot Angebote nach Annahme des Kunden automatisch nach weclapp zu übertragen. Dort sollen sie als Aufträge gelistet, Produkte übernommen werden und den entsprechenden Kontakt aus weclapp übernehmen.
Da die existierende native Verknüpfung zwischen HubSpot und weclapp dies nicht leistet, greifen wir auf einen Workflow inklusive Custom Code zurück. Entscheidend ist dabei der für den Prozess notwendige Trigger "HubSpot Angebot angenommen". Dieser stößt den Workflow an, dessen Herzstück ein Custom Code Element ist. In diesem Fall ein Python Script, welche mehrere API-Operationen durchführt und im letzten Schritt den Auftrag nach weclapp überträgt.
Wenn die Übertragung nicht erfolgreich war, wird der HubSpot CRM-Manager benachrichtigt. Bei erfolgreicher Übertragung werden einige Daten in den passenden HubSpot Deal übertragen. Dadurch kann die korrekte Übertragung direkt in der Deal-Pipeline nachvollzogen werden.
„Wir haben mit made2grow für die Migration auf HubSpot zusammengearbeitet. Hier wurden komplexe operative Prozesse erfolgreich überführt, an sinnvollen Stellen hinterfragt und neu gedacht, sodass wir erfolgreich mit HubSpot gestartet sind. Die tägliche Zusammenarbeit in den Teams war stets professionell und freundlich.“
Martin Göbert
CEO bei studddy
„Freundlich, erreichbar und kompetent, auch bei kurzfristigen Anliegen. Lösungen werden nicht nur gefunden, sondern auch detailliert und verständlich aufbereitet - das inhouse Wissen wächst also durch diese Zusammenarbeit, klarer zusätzlicher Mehrwert! Positiv ist auch, dass der Status Quo den Möglichkeiten, welche HubSpot bietet, gegenüber gestellt wird. So verliert man die zukunftsorientierte Skalierung nicht aus dem Blick.“
Lea Almer
Senior Performance Managerin bei Planted
Ihr habt einen ähnlichen Fall oder wollt herausfinden, ob HubSpot und Custom Code Workflows etwas für euch sein könnte?
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Durch unsere langjährige Erfahrung als HubSpot Agentur in vielen kleinen und großen Projekten, wissen wir welche Lösung zu deinem Unternehmen passt. Buch dir gerne einen Termin für einen unverbindlichen Discovery Call und wir schauen gemeinsam, ob und wie du mit HubSpot erfolgreich werden kannst 🤓
